DMS

Was ist Dokumentenmanagement ?


Mit einem Dokumentenmanagement ( DMS) – System
organisieren und digitalisieren Sie die tägliche Bearbeitung
aller in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente.

Das kann der typische Posteingang zb.
Eingangsrechnungen, Angebote, Auftragseingänge, Lieferscheine Versanddokumente
Schriftverkehr usw.
Oder Ihre internen Dokumente wie:
Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Urlaubsanträge, Lohn/Gehaltsabrechnungen
sein.
Unabhängig davon, ob Sie die Dokumente über den klassischen Postweg in Papierform, oder elektronisch,
(zb. per e-mail) erhalten.
Papierbasierte Prozesse sind ineffizient, unübersichtlich und kostenintensiv.
Ein Beleg wird bei seinem Durchlauf mehrmals kopiert und abgelegt (Schattenablage).
Der Bearbeitungszustand eines Belegs ist nicht zu erkennen und muss hinterfragt werden.

Ein DMS-System spart Zeit, Kosten und unnötige Wege.
Außerdem leisten Sie einen großen Beitrag zum Umweltschutz durch den Wegfall von Papier.
Ein digitaler Bearbeitungsprozess zeigt Ihnen jederzeit den Beleg und den entsprechenden Status an.
Der Beleg wird bei Eintreffen im Unternehmen gescannt und muss danach nicht mehr
in die Hand genommen werden.
Intellegente Belegerkennungssysteme lesen alle relevanten Daten aus und speichern diese in einer Datenbank.
Der Beleg wird archiviert und steht alles Mitarbeitern sofort zur Verfügung.
Ein Dokument wird nur einmal in die Hand genommen
Durch die Indizierung bzw. über eine Volltextrecherche können Sie das Dokument zeitnah auffinden.
Bei Einbindung eines Workflows in den Bearbeitungsprozess, zb. für die Bearbeitung der Eingangsrechnungen können Sie ein Genehmigungsverfahren aufbauen,
DMS-Systeme sind revisionssicher.

Schauen Sie sich einmal das Schaubild einer Rechnungsbearbeitung an.

Wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, kontaktieren Sie mich bitte.
Wir werden gemeinsam mit Ihnen eine für Ihr Unternehmen passende Lösung finden.